Le kit et les neuf jalons

Paragraphe 1Tenir le projet avec des outils simples

Visiter Méridien · Les projets du cabinet

Les ateliers produisent des pièces qu’il faut retrouver et faire évoluer. Le kit de l’annexe 27 organise ce premier fonds. Un dossier partagé conserve les sources autorisées, les ressources rédigées et les résultats d’essai. Le classeur conserve leurs références, les responsabilités et les décisions. Les informations propres à un client restent dans son dossier. Le support commun reprend une situation suffisamment anonymisée pour être partagé.

Le système réduit est la version de la démarche qui se conduit sans l’application : un dossier partagé, des modèles, un classeur, des règles de décision et un calendrier. Le classeur est remis en un seul fichier avec le mémoire. Sa page d’accueil ouvre neuf modules, un par outil, dans l’ordre de la démarche : l’écoute de l’équipe, le choix du premier chantier, la captation, le système réduit, le contrôle et la passation, le suivi des usages, l’auto-diagnostic ISO 30401, la feuille de route et le bilan économique. Chaque module s’ouvre par une feuille de guide qui dit ce qu’il prépare, dans quel ordre et quelle décision il attend, puis par ses feuilles de saisie, dont les calculs signalent ce qui n’est pas renseigné au lieu de le compter pour zéro. Une feuille de correspondance relie chaque module aux annexes du mémoire. Le module du système réduit comprend dix feuilles et suffit à conduire un premier cycle : le mandat, les besoins et les rôles d’abord, puis la captation, les compétences, la veille et le registre à mesure que le travail avance. L’annexe 28 en donne l’ordre d’emploi. Le mandat et la grille de choix y sont renseignés sur un second chantier, l’analyse de TVA des organismes de formation, distinct du rapprochement mensuel suivi dans le corps. Les modules de passation, de budget, de feuille de route et d’auto-diagnostic se relient par la référence du projet, sans recopier toutes ses pièces.

Paragraphe 2Ajouter l’assistant sur un travail défini

Le cabinet peut ensuite confier à un assistant une préparation précise : retrouver une réponse dans les sources autorisées, mettre en forme les éléments d’un dossier ou proposer les suites d’un échange. Il décrit les informations disponibles, les actes permis et la personne qui examinera le résultat. Une première exécution manuelle aide à vérifier que la règle est suffisamment claire pour être confiée à l’assistance. Elle n’est pas un programme prêt à l’emploi. Les annexes 13 et 24 décrivent les fonctions et la préparation de clôture, et l’annexe 29 remet le skill qui confie le classeur unique à un assistant. Le choix d’un assistant ne modifie pas les responsabilités. La confirmation d’un fait client, la publication d’une ressource et l’arbitrage de direction demeurent des décisions différentes. Les accès et les contrôles doivent conserver cette séparation.

Paragraphe 3Avancer par décisions successives

La feuille de route comporte neuf jalons, du préalable numéroté 0 au huitième. Les premiers font reconnaître le besoin, recueillir les attentes et autoriser un périmètre. Les suivants organisent le tri, la construction et l’usage d’une première ressource. La revue et la décision de direction ferment le cycle. Cette progression reprend l’alternance d’exploration et de choix du double diamant, avec des retours possibles lorsque le problème ou la réponse doit être précisé.¹

Chaque jalon possède un responsable, un résultat attendu et les pièces qui permettent de l’examiner. Dans Méridien, le projet réunit le cadrage, les jalons et le bilan. L’annexe 10 montre cette fiche et fournit le même cadre pour le classeur. Le chef de projet y prépare la décision. La personne habilitée apprécie si le résultat permet de poursuivre.

Paragraphe 4Savoir ce que chaque passage autorise

Le premier tri attribue les suites. Il ne publie pas les réponses. La construction aboutit à une version examinée, éventuellement à reprendre. L’usage produit un travail que la revue peut apprécier. Cette distinction permet de savoir où concentrer l’effort lorsqu’un chantier avance moins vite que prévu. L’annexe 10 donne, pour chaque jalon, la question de passage et le résultat à examiner.

Paragraphe 5Réserver le temps du premier cycle et de son maintien

Pour un sujet étroit et une équipe disponible, la feuille de route propose un premier cycle de douze semaines, en durée calendaire, distincte des heures-personnes chiffrées à l’annexe 14. Ces durées sont des hypothèses de déploiement. L’écoute et le cadrage occupent le début. La construction et les essais se prolongent jusqu’à la mise en usage. La revue rapproche le résultat et la charge. Les quatre ateliers peuvent être répartis sur trois semaines, avec du temps de préparation et de correction entre les séances.

Les mois suivants servent à examiner d’autres cas, reprendre les consignes et assurer les revues. Une extension peut porter sur davantage de dossiers, une autre équipe ou un nouveau secteur. Elle demande une capacité de maintien et des moyens identifiés. Le calendrier donne des rendez-vous à l’équipe. La décision de poursuivre dépend du résultat du travail.

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1. DESIGN COUNCIL, The Double Diamond, s. d.↩︎