Annexe 8

Concepts et grille de qualification

Appelée depuis : partie I, chapitre 1, section 3, et ouverture de la partie I.

Usage : préciser les mots du mémoire, puis examiner ce qu’un élément permet réellement de conclure. La grille peut servir au dossier comme à la préparation d’une ressource commune.

Nature du document : définitions référencées et propositions méthodologiques du mémoire. Les règles propres au dispositif sont distinguées des définitions des auteurs et de l’ISO 30401.

1. Les mots propres au mémoire

Les définitions des auteurs et de l’ISO 30401 sont données dans le corps, à leur premier emploi. Le tableau fixe les mots que le mémoire emploie dans une acception qui lui est propre, à commencer par les quatre que la partie I, chapitre 1, attache à une ressource durable : son contexte, ses sources, sa validation et son échéance de révision.

Tableau – Les mots propres au mémoire

Terme	Sens retenu	Point de vigilance
Contexte du dossier	faits, décisions, organisation et relations utiles pour comprendre le client et conduire la mission	conserver ce qui est établi et ce qui reste à confirmer, avec les sources correspondantes
Source	ce d’où vient un élément et qui permet de le rétablir : personne, pièce, outil ou texte externe, avec sa date (exigence E5)	une source citée ne dispense pas de relire le passage et de vérifier qu’il s’applique au cas
Validation	décision d’une personne nommée, habilitée dans son domaine, qui confirme un fait du dossier ou signe une position du cabinet (exigences E5 et E11)	une proposition d’assistant, une discussion collective ou un contenu accessible ne valent pas validation
Échéance de révision	date ou événement fixés à la publication d’une ressource, qui obligent à la réexaminer, avec la personne qui en répond (exigences E13 et E14)	l’échéance ne garantit pas la validité entre deux revues : un écart d’usage, une évolution ou une question non couverte l’avancent
Ressource commune	contenu préparé pour être utilisé dans plusieurs situations : réponse, méthode, tutoriel, contrôle ou outil	le format ne détermine ni la validité ni l’applicabilité au dossier
Position du cabinet	réponse assumée par une personne habilitée, pour une question et un périmètre identifiés	la validation interne ne change pas la portée des textes externes et ne dispense pas de vérifier les faits du client
Doctrine du cabinet	ensemble des positions que le cabinet a retenues, avec leurs sources, leurs limites et leurs responsables	distinguer cette doctrine interne de la loi, de la doctrine administrative et des normes professionnelles qui l’éclairent
Compétence, ou skill	dans l’application, méthode écrite pour accomplir une tâche : conditions d’emploi, pièces, étapes, contrôles et motifs d’arrêt	ce support n’est pas l’aptitude de la personne. Il peut être lu par un collaborateur ou suivi par un assistant dans ses autorisations
Compétence d’une personne	aptitude à mettre les connaissances et savoir-faire en pratique pour obtenir un résultat¹	consulter une ressource ou lancer un skill ne démontre pas cette aptitude
Capitaliser	conserver une connaissance sous une forme que d’autres pourront comprendre, utiliser et maintenir	le terme n’implique aucune immobilisation comptable
Actif durable	connaissance dont le contexte, les conditions d’emploi et la responsabilité peuvent être retrouvés et maintenus	la durée ne se confond pas avec la permanence d’un fichier

2. Examiner un élément avant d’en tirer une conséquence

Le support d’une réponse ne dit ni si elle a été comprise ni si elle reste valide. Les neuf questions le disent, avant d’enregistrer l’élément au dossier ou de le proposer comme ressource commune.

Tableau – Examiner un élément avant d’en tirer une conséquence

Question	Ce qu’il faut pouvoir retrouver	Si une incertitude demeure
Quel est l’élément exact ?	le fait, la déclaration, la règle ou la décision dans ses termes utiles	conserver l’ambiguïté plutôt que la résoudre par une reformulation assurée
D’où vient-il ?	personne, pièce, outil ou source externe	indiquer l’origine manquante et rechercher ce qui permet de l’établir
À quelle période se rapporte-t-il ?	date du fait, de la déclaration ou de la décision, selon le cas	éviter une conclusion sur une période qui n’est pas établie
Quelle est sa nature ?	fait, intention, hypothèse, règle, résultat de calcul ou décision	distinguer une annonce de sa réalisation
Que permet-il d’établir ?	la portée de l’élément dans le cas examiné	ne pas lui attribuer une conséquence qu’il ne suffit pas à justifier
Quelles sont ses limites ?	pièces absentes, réserves, exceptions ou contradiction	rendre visible ce qui empêche de conclure
Une personne a-t-elle déjà décidé ?	signataire, date, objet et portée de la décision existante	ne pas inventer une validation, ne pas redemander une confirmation déjà explicite
Quelle suite est utile ?	mise à jour du dossier, travail commun, recherche complémentaire ou aucune suite	attribuer la question qui reste à traiter
Quand faut-il revoir ?	événement, échéance ou changement susceptible d’affecter le contenu	prévoir un examen proportionné au risque et à la stabilité de l’élément

La grille sépare la source, le raisonnement et la décision. Une décision antérieure dont le périmètre et le signataire sont connus se reprend sans nouvelle validation. Une contradiction ou une interprétation nouvelle appelle un examen supplémentaire.

3. Ce qui reste au dossier, ce qui peut devenir commun

Tableau – Distinguer les deux échelles

Matière rencontrée	Ce qui peut rester au dossier	Ce qui peut justifier un travail commun
organisation de la transmission mensuelle des pièces	personnes, documents, délai convenu et questions encore ouvertes	méthode de rapprochement utilisable sur d’autres missions
difficulté sur une opération	faits, sources consultées, décision et réserves propres au client	question-réponse sur les conditions qui peuvent se rencontrer ailleurs
amélioration d’une manipulation	pratique retenue pour le dossier et raison de ce choix	tutoriel ou correction d’une compétence existante
évolution d’une source	examen de son effet sur le dossier	révision des ressources que cette évolution peut atteindre

Exemples composés pour la méthode, sans description d’événements survenus.

Le passage au cabinet retire les éléments identifiants inutiles et formule les conditions du réemploi. La reprise dans un autre dossier vérifie ensuite les faits propres à ce client.

↩︎ Retour au corps : la valeur de l’élément conservé tient à ce qu’une autre personne peut en comprendre et en faire, avec ses limites et la bonne responsabilité.

ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, ISO 30401:2018, Systèmes de management des connaissances, 2018, paragr. 3.10.↩︎

Texte intégral de l'annexe, généré depuis les sources du mémoire (version de dépôt). Toutes les annexes.