Protocole de veille rattachée aux contenus

Appelée depuis : l’ouverture de la partie II ; partie II, chapitre 1, section 2 ; partie III, chapitre 1, section 4.

Ce que cette annexe permet de refaire : ouvrir une chaîne de veille motivée, rattacher un signal à une position du cabinet ou à une compétence, puis conduire la décision de maintien, de correction, de suspension ou de retrait.

Statut : outil 6. La captation et le classement des signaux sont utilisés dans le cabinet. Le protocole décrit la chaîne complète et les contrôles qui doivent rester visibles.

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1. Ouvrir une chaîne pour une ressource à maintenir

Une chaîne s’ouvre pour une ressource à maintenir, non parce qu’un flux est disponible. Quatre réponses la motivent :

1. la position du cabinet, la compétence ou le contrôle qui doit rester actuel
2. le changement qui pourrait le rendre inexact
3. la source qui permettrait de détecter ce changement
4. la personne qui examinera le signal.

Une chaîne sans ressource surveillée, sans référent ou sans décision attendue reste en pause.

2. Le rattachement, lisible depuis le signal et depuis la position

Depuis le signal, l’utilisateur voit :

• la source
• la date de publication et, lorsqu’elle est connue, la date d’effet
• le niveau d’autorité
• les positions et compétences susceptibles d’être concernées
• la priorité proposée
• le référent appelé à décider.

Depuis la position du cabinet, il voit :

• les signaux qui lui sont rattachés
• leur état
• la décision prise
• la version éventuellement ouverte
• les dossiers qui devront être examinés séparément.

3. La chaîne de traitement

Tableau – Du signal à la décision

Le rattachement sectoriel d’un signal n’entraîne aucune conséquence sur un dossier : chaque dossier exposé fait l’objet d’une décision distincte, enregistrée à part.

4. La fiche d’une chaîne

Tableau – La fiche d’une chaîne

5. Le registre des sources

Chaque source porte :

• le producteur
• la nature du document
• la référence ou l’adresse exacte
• son niveau d’autorité
• sa fréquence de publication
• ses limites
• la date de dernière vérification
• les ressources pour lesquelles elle est suivie.

Une source secondaire peut alerter et expliquer. Le texte primaire fonde la position.

6. La qualification d’un signal

Tableau – La qualification d’un signal

L’assistant peut préparer cette fiche. Le référent la corrige à partir de la source avant de décider.

7. Les quatre propositions possibles

Informer rend le signal disponible sans ouvrir de revue.

Ouvrir une révision place la position ou la compétence dans la file d’examen. Le référent précise si la version reste proposée pendant l’examen et sous quelles réserves.

Suspendre retire provisoirement la ressource du point d’usage lorsque le risque ne permet pas d’attendre la revue, par exemple quand la source qui fondait la position n’est plus applicable.

Classer sans suite conserve le motif pour lequel le signal n’affecte pas la ressource.

8. Le registre des décisions de veille

Tableau – Le registre des décisions de veille

Les effets sur les dossiers sont enregistrés dans une décision distincte.

9. Les contrôles

1. la source exacte est accessible
2. le résumé respecte la portée du texte
3. le droit en vigueur, le projet et le commentaire sont distingués
4. la date de publication, la date d’effet et l’échéance de revue fixée par le cabinet ne sont pas confondues
5. chaque rattachement est motivé
6. le référent appelé à décider est nommé.

10. Lire les deux dates d’un signal

Le fil date le signal à sa publication. Le texte affiché porte la mention « En vigueur depuis le 16/10/2019 ». La date du fil ne décrit donc pas à elle seule une nouveauté du droit : le référent ouvre la source et examine ce qui justifie la relecture de la ressource.

Dans Méridien, la scène se retrouve par Matière grise → Veille → Financement de la formation professionnelle → signal relatif à l’attestation 202 A. Le bouton « Signaler au référent » prépare son examen.

↩︎ Retour au corps : partie II, chapitre 3. La veille maintient la doctrine du cabinet lorsqu’un signal sourcé rencontre une position identifiable, un référent et une décision.