Auto-diagnostic ISO 30401 : examiner le système sur pièces

Appelée depuis : partie I, chapitre 3, section 1 ; partie II, chapitre 3, section 3 ; partie III, chapitre 3, section 3.

Utilité : examiner les exigences, qualifier les inconnues et attribuer les corrections.

Classeur associé : classeur unique, module 07 (Auto-diagnostic ISO 30401) ; feuilles 07_Grille_clauses, 07_Actions, 07_Revue_croisee, 07_Tableau_de_bord, guide 07_Guide.

Limite : questionnaire d’auto-diagnostic. Il ne remplace pas le texte de la norme, un audit impartial ni une certification.

1. Trois conclusions, un état de préparation distinct

Tableau – Trois conclusions, un état de préparation distinct

« En préparation » désigne un examen commencé sans conclusion. Une politique écrite, un rôle nommé ou un registre vide ne suffisent pas à établir que l’exigence est appliquée. Les conclusions ne sont pas converties en score moyen : plusieurs lignes tenues ne compensent pas un risque critique.

2. Familles de questions et pièces possibles

Tableau – Familles de questions et pièces possibles

Repères établis à partir de l’ISO 30401:2018, chapitres 4 à 10.¹ Le texte de la norme fait foi pour le détail des exigences.

3. Fiche d’examen

Tableau – Fiche d’examen

Une même pièce peut appuyer plusieurs exigences et la grille la référence une seule fois. Une pièce absente de l’échantillon conduit à une inconnue, non à un écart : elle n’établit pas l’absence de pratique dans tout le cabinet.

4. État visible dans Méridien

La page /gouvernance/diagnostic de Méridien présente le référentiel de l’application et un examen en préparation, ligne par ligne, avec les conclusions de la section 1. Aucun score global ni résultat de certification n’y figure. Le lien « Lire l’examen » ouvre la pièce préparée, distincte d’une conclusion signée.

5. Questions à traiter lors de la première revue

Acte et politique de direction, périmètre écrit, objectifs et budget, programme d’audit et impartialité, revue tenue et suites, pratiques de partage, fournisseurs d’intelligence artificielle, risques et traitement, attentes des parties intéressées, préparation des personnes, résultats des tâches et corrections. Chaque sujet rejoint la clause concernée et reçoit sa pièce, sa conclusion et sa suite.

6. Revue croisée et audit interne

Un pair qui n’a pas construit les objets examine un échantillon : une demande suivie, une ressource, un dossier, un signal de veille, une décision et une fiche d’agent. Il cherche à comprendre chaque parcours sans explication de la personne qui les a construits, puis relève les inconnues et les écarts.

Cette revue croisée ne tient lieu d’audit interne que si son programme, ses critères, sa portée et l’impartialité de l’examinateur répondent aux exigences correspondantes. La revue de direction conserve ses propres entrées et décisions.²

7. Préparer la reprise du système

Un tiers doit retrouver le contexte, la politique et les responsabilités, les moyens, le fonctionnement, les documents, les mesures et revues, les corrections. La grille de passation de l’annexe 2 qualifie la disponibilité de ces éléments, sans mesurer la conformité à la norme.

8. Décision et suivi

La direction reçoit les exigences examinées, les inconnues, les écarts, les risques, les actions, l’avis du pair et la charge. Elle décide de maintenir, corriger, réduire, étendre ou arrêter le périmètre. Une action est close sur une pièce nouvelle et un nouvel examen, non sur une échéance dépassée ou un statut changé.

↩︎ Retour au corps : partie III, chapitre 3, section 3. Distinguer le questionnaire, l’examen, la revue et la décision.

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1. ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION, ISO 30401:2018, Systèmes de management des connaissances, 2018.↩︎

2. Organisation internationale de normalisation, 2018, p. 14‑15.↩︎